Home » Blog » Meerdere Microsoft Teams met hetzelfde doel? Dan schiet je je doel voorbij!

In het vorige blog hebben we jullie verteld over de stap die Microsoft heeft gezet om Skype for Business Online geforceerd om te zetten naar Microsoft Teams.

Maar wat nu? Je bent overgestapt en iedereen kan weer chatten en meetings inschieten met elkaar via Microsoft Teams.  

Sommige collega's zijn al enthousiast begonnen met het aanmaken van Teams, Kanalen en er wordt zelfs al data gedeeld met externen terwijl sommige andere collega's wellicht nog wat sturing nodig hebben omdat ze nog niet actief meedoen.

Klinkt alsof we goed begonnen zijn met Microsoft Teams dus nog geen reden om in te grijpen.

 

Fast forward...

512px-Fast_forward_font_awesome.svg

Een aantal maanden later sta je bij het koffiezetapparaat en word je aangesproken door een van je collega's.

Collega: "Hey, heb je het rapport al gelezen dat gisteren is gedeeld op Teams?" 

Jij: "Oh ik heb volgens mij geen bericht gezien in het Team?"

Na met je collega te zijn mee gelopen naar zijn computer kom je erachter dat er blijkbaar nog een ander Microsoft Team bestaat voor de IT-afdeling naast diegene waar jij in zit. 

Helaas is de eigenaar van het Microsoft Team niet aanwezig vandaag dus kan niemand je toevoegen.

Je collega deelt het rapport met je zodat je hem kan lezen.

Dit rapport is gemaakt door de IT-manager die een onderzoek is gestart na een aantal incidenten de afgelopen weken. Het gaat om de volgende punten:

  • Externe medewerker met toegang tot gevoelige data.
  • Medewerkers die het overzicht verloren zijn door de hoeveelheid Teams, Kanalen, Berichten en notificaties.
  • Afdelingen werken langs elkaar heen en op verschillende manieren.
  • Onduidelijkheid over wie er toegang heeft tot welke data en waar deze zich bevindt.  
  • Huidige security policies houden niet meer op met het gebruik van Microsoft Teams.
keyboard-114439_1280

Dit is een voorbeeld van wat er zou kunnen gebeuren als er te weinig aandacht besteed wordt aan de uitrol van Microsoft Teams.

Als je bovenstaand scenario wilt voorkomen is het verstandig om voor de Teams implementatie na te denken over een Governanceplan. Bij het maken van een Governanceplan denk dan bijvoorbeeld aan de volgende dingen:

  • Structuur en Rechten
  • Provisioning en Automiseren
  • Adoptie en Training
  • Security en Compliance
  • Retention en Archiving
  • Meeting en Message policies

De grootste uitdaging bij het maken van een governanceplan is ervoor zorgen dat je omgeving beheersbaar blijft maar je nog wel genoeg flexibiliteit geeft aan je medewerkers om ze zo productief mogelijk te laten werken.

teams structuur
 

Heb ik je laten nadenken over hoe Microsoft Teams goed ingezet kan worden en ga je zelf nadenken over een Governanceplan? Dan is mijn missie geslaagd.

Of wil je wellicht met ons in gesprek over dit onderwerp neem dan contact met ons op.

Meld je aan!

Gerelateerde posts

Microsoft heeft op Inspire weer laten zien dat AI enorm snel...

Niels Dusault
25-7-19 14:58

Vast geroest aan je vaste (flex) werkplek of juist constant onderweg...

Niels Dusault
21-11-19 15:42

In de vorige blog die hier te vinden is heb je gelezen hoe je een...

Mischa van de Kamp
6-12-19 18:07