Home » Blog » Tips om het beste uit je Microsoft Teams vergadering te halen

In de vorige blog die hier te vinden is heb je gelezen hoe je een vergadering voorbereid. In deze blog ga je deelnemen aan de vergadering en zoek je de notulen of opname achteraf op. Je bedenkt je dat je thuis werkt vandaag. Voorheen zou dat een probleem zijn. Gelukkig hoef je niet op locatie aanwezig te zijn om actief mee te doen aan de vergadering.

Deelnemen

Tijdens de vergadering kan je namelijk aansluiten met een headset en laptop. Dit doe je door de vergadering te openen en dan op deelnemen te drukken. 

 

Deelnemen

Webcam & microfoon instellen

Zolang je minimaal één collega in de vergaderruimte hebt kan je actief mee doen. Voor de vergadering kunnen jij en een collega jullie webcam en microfoon aanzetten en kan je elkaar ook aankijken met de vergadering. Bedenk voor je je webcam aanzet of je het je collega aan kan doen om naar je te kijken met een eventuele wake up look en of je dit zelf wilt. Elkaar zien zorgt voor een betere meeting, omdat je gezichtsuitdrukkingen waar kan nemen.

 

webcam-microfoon

Opname starten

De vergadering is begonnen en dan komt de vraag wie notuleert? Voor degene die hier niet op zitten te wachten is dit dan ook de vraag die ze het liefste niet horen. In dit geval geef jij aan dat dit niet nodig is. De webcam en microfoon staan al aan dus in de taakbalk druk je op de drie puntjes om een opname te starten. Deze opname is in dit geval genoeg voor de notulen.

 

opname starten

Notulen maken

Is dit in jouw geval niet voldoende? Druk dan op de drie puntjes en klik daarna op notulen. De notulen knop opent een scherm aan de rechterkant waarin de notulen getypt kunnen worden. Jouw collega kan deze notulen ook openen en zijn/haar notulen hieraan toevoegen of waar nodig jouw notulen aanvullen.

 

Notulen

Whiteboard

Tijdens de vergadering krijg je jouw ideeën niet duidelijk zonder het te tekenen. Geen probleem! Je kan het in Teams tekenen! Onderaan de werkbalk staan een aantal icoontjes. Het share icoontje kan je op klikken. Dit geeft de mogelijkheid een nieuw Whiteboard te openen. In dit Whiteboard kan je dan makkelijk iets uittekenen om duidelijker te zijn in de communicatie.

 

Tekenen

Notulen teruglezen

De vergadering is afgelopen. In veel gevallen worden de notulen gedeeld via mail. De documenten worden weer op een andere manier gedeeld misschien via SharePoint of OneDrive. Deze verdwijnen dan in een mailbox of op een plek waar in lange tijd niet naar gekeken zal worden. Dan is er zoveel werk in gestopt om het te delen, maar word wel achteraf gevraagd waar het ook alweer staat. In dit geval niet! De notulen staan netjes in het tabje notulen van het kanaal onder de naam van de meeting.

notulentab

Bestanden en opname

De documenten staan netjes in de documenten tab van het kanaal. Het whiteboard waar je de verduidelijking in heb getekend is makkelijk weer terug te vinden in de Whiteboard app. Volgende keer dat er weer een collega vraagt waar de notulen staan hoef je dus alleen naar het kanaal te verwijzen en je collega kan alles van deze vergadering vinden maar ook van de vorige vergaderingen met hetzelfde onderwerp in hetzelfde notulen tabblad. De opname wordt automatisch toegevoegd aan de reacties onder de vergadering.

 

opname afspelen

 






Meld je aan!

Gerelateerde posts

Vergaderen De vergadering, een onmisbare gebeurtenis? Als we de...

Mischa van de Kamp
8-11-19 17:36

Vast geroest aan je vaste (flex) werkplek of juist constant onderweg...

Niels Dusault
21-11-19 15:42

In het vorige blog hebben we jullie verteld over de stap die...

Myron Helgering
12-12-19 17:13